こんにちは、タクローです。
今回はExcelでチェックボックスを使うための方法について、解説していきます。
最近では、さまざまな身の回りの申請書などをダウンロードできるようになっています。
私も仕事でそういったダウンロードサービスを利用する機会が増えてきています。
ダウンロードしたExcelファイルに必要事項を入力して、メールに添付して送信できるからとても便利です。
以前であれば、手書きして封筒に入れて、切手を貼って、ポストに投函。
これと比較すれば、時短にもなっていますし、手間が省けて効率化を図ることができます。
さて、今回注目したいのは、そういったダウンロードしてきた申請書などで見かける「チェックボックス」についてです。
自分が作るExcelのシートで「チェックボックス」が使えれば、工夫次第でさまざまなことに利用できるでしょう。
チェックボックスの使い方だけでなく、ちょっとした工夫、ひと手間を加えることで便利に使う方法についても触れていきたいと思います。
どうぞ最後までお付き合いください。
目次
Excelでチェックボックスを使う方法
まず初めに「開発」メニューを選んでください。
もしメニューに「開発」が表示されていない場合は、下の記事を参照してください。
「開発」メニューを選んだら、リボンの中から「挿入」を探しましょう。
「挿入」をクリックすると「フォームコントロール」と「ActiveXコントロール」2種類の各種コントロールが表示されます。
今回は「フォームコントロール」を使用します。
じゃあ、さっき出てきた「ActiveXコントロール」とは何でしょうか？
簡単に言えば、ActiveXコントロールはより開発者向けのコントロールだとお考えください。
ActiveXコントロールを使う場合は、プロパティウィンドウなどが表示されて、より詳細にカスタマイズすることができるようになります。
ですから、単純なチェックボックスとして利用する場合は、フォームコントロールで十分でしょう。
では、「フォームコントロール」の中から、「チェックボックス」を選択しましょう。
「チェックボックス」を選択すると、マウスポインタが十字に変わりますので、コントロールを表示させたい箇所にドラッグしてください。
すると、チェックボックスをシート上に貼り付けることができます。
チェックボックスが選択されている状態ですので、適当な他の箇所をクリックしてチェックボックスの選択を解除しましょう。
選択を解除したら、チェックボックスにチェックが入るか試してみてください。
これで、チェックボックスを貼り付けることができました。
たったこれだけで、チェックボックスが使えるようになります。
簡単ですね。
チェック機能を組み込む
チェックボックスを設定する
それでは、もう少し踏み込んだ使い方をしてみましょう。
チェックボックスがチェックされているか、チェックできる機能を組み込んでみましょう。
1つもチェックされていないと注意喚起するメッセージを表示し、1つでもチェックされたら他のメッセージを表示するという機能にしていきます。
まず、何でもよいので下の例を参考にチェックボックスを5つ作成してみください。
チェック機能はExcelの関数を使って組み込んでいきます。
関数の計算式を考えていくにあたり、チェックボックスのチェックを付けたか、外したかを何らかの方法で判断する必要があります。
その方法をこれから解説していきます。
まず、チェックボックス上にマウスポインタを持って行き、そこで右クリックしてください。
メニューが表示されますので、そな中から「コントロールの書式設定」をクリックします。
「コントロールの書式設定」ウィンドウが表示されたら、「コントロール」タブを選択してください。
次に「リンクするセル」の右側、上矢印をクリックしてください。
チェックボックスのチェックをつけたか、つけていないかを表示するセルを選択しましょう。
今回は、セル「E2」を選択しています。
選択したら、「コントロールの書式設定」ウィンドウの右端、下矢印をクリックしましょう。
「リンクするセル」に「$」付きで選択したセルが入力されているのを確認できます。
確認したら「OK」ボタンをクリックしてウィンドウを閉じます。
では、今、設定したチェックボックスをチェックしてみてください。
先ほどの「リンクするセル」で指定したセルに、チェックすると「TRUE」が、チェックを外すと「FALSE」が表示されていることを確認してください。
チェックすると「TRUE」。
チェックを外すと「FALSE」。
貼り付けたチェックボックスすべてに対し、同じ方法で設定してください。
これで、チェックしたか、していないかを判断することができるようになりました。
関数を使う
次に関数を使っていくわけですが、どのような計算式を考えればよいのでしょうか？
チェックボックスをチェックすると「TRUE」が、チェックを外すと「FALSE」が表示されますのでこれを使っていきます。
これを関数で考えていきましょう。
「FALSE」の数を数えた時、貼り付けたチェックボックスの数と等しかったら、注意喚起のメッセージを表示、それ以外だったら他のメッセージを表示していけばいいんです。
条件により処理を分岐させる「IF」関数を使っていきます。
その前に、まず「FALSE」の数を数える必要がありますよね。
そんな時は、「COUNTIF」関数を使っていきます。
先ほどの例で考えていきます。
まず、「COUNTIF」関数、第一引数の範囲はどこを指定すればよいのでしょうか？
「FALSE」の数を数える対象範囲となりますので、上の例だとE列の2行目から6行目となります。
つまり「E2:E6」となります。
第二引数の条件は、どのように指定すればよいのでしょうか？
範囲で指定した「E2:E6」の値が「FALSE」であれば、カウントするわけですから、第二引数はダブルクォーテーションで括って「”FLASE”」とします。
結果、ここで使う「COUNTIF」関数は、次のようになります。
さらに、この「COUNTIF」関数を、条件分岐の「IF」関数の中に組み込んでいくことになります。
まず、「IF」関数のおさらいです。
先ほどの例だと、チェックボックスを5つ貼り付けていますので、「COUNTIF」関数で数えた「FALSE」の数が「5つ」あるかどうかを、条件分岐で判断すればよいことになります。
「IF」関数の第一引数の「条件」には「COUNTIF(E2:E6,”FALSE”)=5」と指定します。
この「条件」を満たす場合の注意喚起メッセージを第二引数に指定。
この「条件」を満たさない場合のその他メッセージを第三引数に指定。
今回は、以下のようにしてみました。
「FALSE」の数が「5つ」だったら、「必ず何かチェックしてください。」というメッセージを、「FALSE」の数が「5つ」じゃなかったら、「OK」と表示します。
この関数をセル「B7」に入力してみましょう。
すべてのチェックボックスにチェックが入っていないため、セル「B7」には「必ず何かチェックしてください。」というメッセージが表示されています。
それでは、何か一つチェックを入れてみてください。
今度はセル「B7」に「OK」と表示されました。
この動作が確認できれば、正しく関数が機能しています。
表示される「TRUE」や「FALSE」がわずらわしいのであれば、文字の色を白くしてしまえば、見えなくなります。
まとめ
今回はExcelでチェックボックスを使う方法について、解説してきました。
このチェックボックスは、それほど頻繁に使うものでもないため、いざ使おうと思った時に、使用方法を忘れがちです。
そんな時にこの記事を参考にしていただければ幸いです。
工夫次第でもっと便利な使い方ができそうです。
アンケートなどのチェックボックスを集計してみたりすることもできそうですよね。
また、別のコントロールを使ってみると、できることの範囲が広がって面白いかもしれません。
最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。